Etika Mengirim E-mail

E-mail telah mengubah banyak kebiasaan kita dalam berkomunikasi.  Komunikasi surat menyurat antar rekan kerja atau bisnis, teman, dan keluarga sudah banyak digantikan oleh e-mail.  Hal ini membuktikan e-mail merupakan alat komunikasi yang banyak digunakan saat ini.

Sebagai alat komunikasi, penggunaan e-mail juga harus mematuhi etika-etika agar komunikasi yang dilakukan berjalan dengan baik.  Komunikasi yang tidak disertai dengan etika, akan menyebabkan tujuan komunikasi tidak tercapai.  Beberapa etika mengirim e-mail yang perlu diterapkan adalah sebagai berikut:

  1. Salam Pembuka : Ada baiknya e-mail yang dikirimkan disertai dengan salam pembuka.  Salam pembuka dapat berupa formal ataupun tidak formal, tergantung penerima e-mail.
  2. Perkenalkan diri:    Jika orang yang kita kirim e-mail adalah orang yang tidak kenal dengan kita sebaiknya kita memperkenalkan diri terlebih dahulu.
  3. Langsung ke pokok permasalahan: Membaca e-mail yang panjang dapat membosankan.  Karena itu usahakan agar e-mail yang kita tulis tepat pada sasaran dan tidak bertele-tele, ehingga tidak perlu terlalu panjang
  4. Jawablah semua pertanyaan: Jika kita membalas e-mail usahakan agar semua informasi yang ditanyakan kita jawab.  Bila kita tidak tahu, jawablah dengan tidak tahu.
  5. Lakukan Pengeditan:     Sebelum mengirimkan e-mail, ada baiknya kita mengedit kembali tulisan e-mail kita.  Kata-kata yang tidak pas atau kesalahan penulisan yang kita biarkan dapat memberi kesan yang tidak baik bagi penerima e-mail.
  6. Gunakan subjek yang sesuai: Selalu gunakan subjek atau judul yang sesuai.  Subjek atau judul yang sesuai akan memudahkan penerima e-mail menangkap informasi yang ingin kita sampaikan.
  7. Jangan meneruskan e-mail berantai: Kadang-kadang kita menerima e-mail berupa cerita, humor, atau hal-hal lain yang meminta kita untuk meneruskan e-mail tersebut kepada sejumlah orang, dan mengancam kita bila tidak meneruskannya.  Hal seperti ini cukup mengesalkan.  Jika hal ini terjadi, sebaiknya tidak usah mengirimkan kepada orang lain atau teman-teman kita.
  8. Gunakan huruf  besar seperlunya: Dalam menulis e-mail kita tidak boleh menggunakan huruf besar(kapital) semua.  Menulis dengan menggunakan huruf kapital semua dapat diartikan sebagai pertanda kemarahan atau kita sedang berteriak-teriak.  Karena itu gunakan huruf kapital seperlunya.
  9. Jangan terbawa emosi: Jika kita menerima e-mail yang kurang menyenangkan, jangan membalas saat itu juga.  Kita perlu memikirkan maksud  sebenarnya.  Menunggu beberapa waktu sebelum membalasnya juga akan membuat emosi kita mereda.  Dengan demikian kita dapat berpikir dan bertindak dengan kepala dingin.
  10. Jangan lampirkan file yang tidak perlu: Sebaiknya kita tidak melampirkan file yang tidak perlu dalam e-mail kita.

 

 

 

Sumber: buku tik kls IX karangan Henry Pandia